最近は、実際に会う前に
LINEやメールでやり取りすることも多いですよね。
なんだけど…
文章でのやり取りだと
すれ違いも起きやすいんですよね〜
なぜなら、
LINE をはじめとするメールなど、
文字のやり取りは、
お互いの表情や声の調子、身ぶり手ぶりなどが
見えないコミュニケーションだから。
特にLINEは、
メールと比べて気軽なのが良い一方、
やり取りのテンポが速く、短文になりやすいです。
そのため、
自分が伝えたいこととは
違う意味で受け取られてしまうことも
起こりがちです。
私も
ZOOMでお話する時や
リアルで会ってお話する時より
文章のやり取りには気を使ってます！
今日は
文章でやり取りする時に気をつけていること
をお話しますね。
文章でやり取りする時に気をつけていること
①相手が読んでわかりやすいように送ること
初めに要件の題名をつけたり、箇条書きを使う
例えば
要件の題名例
【質問です】【確認です】
箇条書き例
説明会募集案内について
- 配信元：〇〇LINE
- セグメント
- 以下、除外
- △△公式LINE登録者/「興味なし」タグ
- 配信時間
- 5/1 AM10:00
テスト送信していますのでご確認ください😊
②絵文字を適度に使う
文章だけのやり取りだと、
そっけなく感じたり
冷たく感じることもありますよね。
絵文字が良い緩衝材に
なってくれると思っています。
だけど
相手が絵文字を使う人かどうかわからないので
相手の使う頻度見つつ
そこに合わせていく感じにしています。
③確認する
「これってどういう意味なんだろ？」
っていう時は、そのまま進めずに
確認するようにしています。
その伝え方も
「それってこういう意味ですか？」
だと、突っ掛かられてる感じに
受け取られちゃうかもしれないので
前置きを置きます。
例えば
「認識間違いがあったらいけないので
確認させてください・・・・」
自分と他人は違う人間だし考え方も違うもの。
認識間違ってない？？？
これで合ってる？？
という確認は大事だと思ってます。
④送る前に読んで確認する
相手にきちんと伝わるかな？
主語と述語が離れていて
意味が取り違えらえれないかな？
など、文章を打っている時には
気づかないことが多いもの。
相手に送信する前に
「相手目線で読んでみる」ことで、
意味の取り違いは防げます。
⑤共通言語を使う
同じ事象を言っているのに
Aさんは「企業LINE」
Bさんは「公式LINE」
と表現する。
これだと、間違いが起きやすいです。
同じ事象は、
その組織内で統一した名称で使う、
また、相手が使っている名称に合わせることで、
勘違いから引き起こされるトラブルを防げます。
まとめ
実際に、話しながらのコミュニケーションだったら
何ということもない言葉遣いや言い回しでも、
文字にするとイヤな印象を与えてしまいかねないことがあります。
そういった小さなボタンの掛け違いから、
関係性にまでヒビが入っていく。。。
なんていうこともあるかもしれません。
文字でのやり取りのポイントを押さえて、
フリーランスとして楽しくお仕事していきたいですね！
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